Digitalizzazione, evoluzione oppure office automation: in qualunque modo la si chiami, la concezione moderna di lavoro mira a ottimizzare i tempi, ridurre l’errore umano e rendere tutto… il più automatico possibile! I software di ultima generazione sono user friendly e supportano il lavoro d’ufficio o la logistica a 360 gradi.
Contabilità e amministrazione
Gestire le paghe e la contabilità di un’azienda può diventare più smart grazie a un programma gestionale dedicato come quello proposto da Ranocchi Fabriano, che è un vero e proprio all in one con cui interfacciarsi in maniera facile e intuitiva.
I software per la contabilità interna possono in effetti racchiudere innanzitutto le anagrafiche principali di dipendenti, fornitori e chiunque debba ricevere o presentare un pagamento. In base a questo, si possono inserire in diverse categorie e creare uno storico al fine di raccogliere le documentazioni digitalizzate e risalire così a contratti, pagamenti effettuati, fatture e tutto ciò che concerne il singolo profilo.
L’opportunità di riunire tali informazioni in un unico ambiente a portata di clic, senza dover ricorrere a faldoni o archivi cartacei, non solo elimina la possibilità che si possano smarrire, ma limita in maniera efficace il margine di errore. Qualora si debba integrare la documentazione di paghe e contributi per diverse tipologie di Partite Iva, ad esempio, molti software consentono persino di risalire a tutti gli aggiornamenti dei termini di legge in tempo reale, così da trovare il prospetto di pagamento corretto.
Piattaforme esterne, rilevatore di presenze e molti altri strumenti possono essere abbinati al fine di integrare l’applicativo e renderlo completo di tutti gli strumenti necessari per automatizzare il lavoro in maniera rapida e senza intoppi.
Logistica e negozi
Nel campo della logistica, l’office automation si riferisce in particolar modo alla tracciatura continua e costante di merci e beni dall’arrivo in magazzino fino alla consegna, passando per la distribuzione. I sistemi di etichettatura riportano dati fondamentali dei colli a software dedicati, creando categorie e informazioni immediatamente consultabili: così, per cercare in magazzino “a colpo sicuro”, per individuare gli elementi di un carico o semplicemente al fine di farsi un’idea sulle scorte, basta navigare nell’applicativo di riferimento.
I sistemi satellitari di un parco macchine, invece, possono essere di grande aiuto per sapere, nonché comunicare al cliente finale, dove si trova esattamente la merce in ogni momento. L’etichetta, infatti, segue i colli o i bancali in ogni spostamento, garantendone l’individuazione.
Per un’attività commerciale, infine, poter avere contezza dei rifornimenti in magazzino e di ogni singolo bene in vendita diviene prioritario per gestire al meglio il negozio. Risparmiare tempo interfacciandosi con il software permette di dedicarsi in maniera efficiente ed efficace alla clientela e alla gestione più pratica degli stand.
Office automation come stile di vita
I vantaggi dell’office automation sono dunque innegabili e non occorre essere esperti di informatica per riuscire a comprenderli. Oltre a leggere manuali esaustivi relativi al software che si decide di acquisire in azienda, si possono richiedere e predisporre corsi di formazione che erudiscano sul funzionamento dei programmi, facilitando così le cose anche a chi sia totalmente a digiuno di digitalizzazione.
A godere delle prime automazioni sono stati, verso la fine degli anni Settanta, soprattutto gli enti pubblici e le realtà che potevano permettersi archivi digitali. Ma, ad oggi, la diffusione di computer accessibili a tutti, già da parecchio, ha portato a una trasformazione costante del modo di lavorare e di concepire uffici e attività. Non si tratta solo di eliminare il cartaceo, ma di lasciare che i software svolgano tutti quei compiti automatici per cui normalmente si investirebbe molto tempo.
Ormai basta inviare una mail con una firma digitale per consegnare un documento importante, utilizzare un programma di chat o videochat per comunicare persino da città o da Paesi diversi con colleghi e collaboratori o, ancora, avere il supporto di programmi grafici al fine di creare presentazioni efficienti di progetti o statistiche annue.
Lo smart working è una realtà sempre più estesa, che permette di lavorare ovunque ci si trovi proprio per mezzo dei software condivisi, dove creare password e accessi, limitando gli spostamenti e lo stress e al contempo ottimizzando ancora una volta i tempi.
Sono dati reali, in campo di office automation, risultati quali:
- Aumento della produttività.
- Risparmio dei consumi (elettrici e delle utenze in generale).
- Ottimo rapporto tra la qualità del lavoro e le tempistiche ridotte.
- Diminuzione degli errori e strategie migliorate grazie all’opportunità di concentrarsi sulla crescita e non su problemi da risolvere.
L’individuazione tempestiva delle criticità, infatti, rende altrettanto immediata l’attivazione del problem solving, riducendo le perdite e incrementando le opportunità di guadagno. Si può investire molto più tempo nelle strategie di marketing migliorative e nella creazione di nuovi prodotti, nel supporto al cliente e nella ricerca del suo feedback per far crescere l’interesse.
Automazione, insomma, non significa annullare la componente umana, ma offrire un sostegno in grado di affrontare il lavoro in modo più sereno ed efficiente.
